Fileshares worden 1/1 overgezet
Huidige fileshares worden 'as is' overgezet naar een identieke structuur in een Teams of SharePoint omgeving.
Bespaart tijd omdat de medewerker niet hoeft op te ruimen.
Medewerker herkent structuur in nieuwe omgeving.
Adoptie van de nieuwe basisfunctionaliteiten gaat relatief snel omdat de medewerker geen alternatief heeft ('cold turkey').
Mapping 'oud naar nieuw' tbv migratie is eenvoudig.
Technische migratie kan relatief snel uitgevoerd worden.
Complexe autorisatiestructuren kunnen niet 1/1 overgenomen worden waardoor gevoelige informatie mogelijk zichtbaar wordt voor doelgroepen waar het niet voor bedoeld is.
Voorbereiding is tijdrovend omdat documenten met onbekende of niet toegestane extensies, te lange bestandsnamen, niet toegestane tekens of te grote bestanden aangepast of uitgesloten moeten worden.
Problematiek van oude omgeving verhuist mee naar nieuwe omgeving. Denk daarbij aan slechte vindbaarheid van informatie, duplicaten, redundante, overbodige en triviale inhoud, corrupte bestanden, x-aantal jaar oude conceptversies, foto’s afdelingsuitjes et cetera.
Kans om een - bij de huidige organisatie(doelstellingen) passende en - duurzame informatiestructuur op te zetten blijft onbenut.
Oude hiërarchische verbanden worden in stand gehouden.
In geval er sprake is van samenwerking met externen kan informatie per ongeluk ‘op straat komen te liggen’.
Verandering is plotseling en groot waardoor medewerker geen tijd heeft om kennis te maken met de nieuwe, verbeterde manier voor documentenopslag, documentbeheer en samenwerking waardoor productiviteitsverhoging en verbeterde manier van (samen)werken uitblijven.
Fileshares opruimen en aansluitend 1/1 overzetten
Huidige fileshares worden eerst opgeruimd en aansluitend 'as is' overgezet naar een identieke structuur (incl. autorisaties) in Teams of SharePoint.
Medewerker herkent structuur in nieuwe omgeving.
Adoptie van de basisfunctionaliteiten gaat relatief snel omdat de medewerker geen alternatief heeft (‘cold turkey’).
Mapping 'oud naar nieuw' tbv migratie is eenvoudig.
Technische migratie kan relatief snel uitgevoerd worden.
Fileshares kunnen relatief snel uitgefaseerd worden.
Voorbereiding is tijdrovend omdat de medewerker door alle mappen moet gaan om op te ruimen.
Voorbereiding is tijdrovend omdat documenten met onbekende of niet toegestane extensies, te lange bestandsnamen, niet toegestane tekens of te grote bestanden aangepast of uitgesloten moeten worden.
Voorbereiding is tijdrovend omdat nieuwe autorisatiestructuur geconfigureerd moet worden.
Kans dat de problematiek van de oude omgeving meeverhuisd naar de nieuwe omgeving is groot. Denk daarbij met name aan slechte vindbaarheid van informatie en duplicaten.
Oude hiërarchische verbanden worden in stand gehouden.
In geval er sprake is van samenwerking met externen kan informatie per ongeluk ‘op straat komen te liggen’.
Verandering is plotseling en groot waardoor medewerker geen tijd heeft om kennis te maken met de nieuwe, verbeterde manier voor documentenopslag, documentbeheer en samenwerking waardoor productiviteitsverhoging en verbeterde manier van (samen)werken uitblijven.
Fileshares opruimen en aansluitend 1/1 overzetten
Fileshares bevriezen. In nieuwe omgeving structuur en autorisatie opzetten conform fileshare structuur. Huidige fileshares worden op ‘alleen lezen’ gezet. Actuele informatie migreren indien noodzakelijk (bijvoorbeeld voor volledigheid (project)dossiers.
Geen of beperkte technische migratie noodzakelijk.
Bespaart tijd omdat de medewerker niet hoeft op te ruimen.
Adoptie van de basisfunctionaliteiten gaat relatief snel omdat de medewerker geen alternatief heeft (‘cold turkey’).
Beperkt risico dat informatie zichtbaar wordt voor doelgroepen waar het niet voor bedoeld is.
Fileshares kunnen niet snel uitgefaseerd worden.
Tijdrovend om autorisatie in de nieuwe omgeving conform fileshares in te richten.
Kans dat de problematiek van de oude omgeving meeverhuisd naar de nieuwe omgeving is groot. Denk daarbij met name aan slechte vindbaarheid van informatie en duplicaten.
Kans om een bij de huidige organisatie(doelstellingen) passende en duurzame informatiestructuur op te zetten blijft onbenut.
Oude hiërarchische verbanden worden in stand gehouden.
Verandering is plotseling en groot waardoor medewerker geen tijd heeft om kennis te maken met de nieuwe, verbeterde manier voor documentenopslag, documentbeheer en samenwerking waardoor productiviteitsverhoging en verbeterde manier van (samen)werken uitblijven.
Met nieuwe structuur en een schone lei beginnen
Fileshares tijdelijk handhaven. In nieuwe omgeving in samenwerking met de organisatie een nieuwe structuur opzetten. Actuele informatie migreren indien noodzakelijk (bijvoorbeeld voor volledigheid (project)dossiers.
Geen of beperkte technische migratie noodzakelijk.
Bespaart tijd omdat de medewerker niet hoeft op te ruimen.
Nieuwe structuur past bij de huidige organisatie(doelstellingen) en is duurzaam.
Nieuwe structuur draagt bij aan verbeterde manier van (netwerk)-samenwerking hetgeen weer bijdraagt aan o.a. behoud en borging van kennis; identificeren en harmoniseren van ‘best practices’; het wiel wordt niet telkens opnieuw uitgevonden; (nieuwe) medewerkers zijn in no time up to speed met taken en projecten; informatie is beter en sneller vindbaar; informatiesilo’s worden opgeheven.
Verandering is geleidelijk en medewerker heeft tijd om kennis te maken met de nieuwe, verbeterde manier van documentenopslag, documentbeheer en samenwerking.
Fileshares kunnen niet snel uitgefaseerd worden.
Tijdrovend om nieuwe structuur in samenwerking met organisatie op te zetten.
Tijdelijk werken met oude en nieuwe omgeving vanwege gefaseerde overgang.
