Training & Workshops

Verhuizen van lokale netwerkschijven naar Teams en/of SharePoint is vergelijkbaar met verhuizen van een woning waar 30+ jaar in geleefd is naar een nieuwe woning. Het is een kans om een frisse start te maken. Om voor een woning te kiezen die voldoet aan de eisen en wensen die niet alleen op dat moment relevant zijn maar ook duurzaam is.

Een duurzame informatiestructuur is de kern van de workshops ‘Van mappen naar Teams’. Je werkt als een netwerk en niet alleen samen met het team waar je bij hoort, maar ook met collega’s die deel uitmaken van andere afdelingen en teams. De huidige manier van informatie opslaan en delen past niet meer bij die veranderde manier van samenwerken.

Aan de hand van twee workshops gaan we met afdelingen/teams aan de slag om de overgang te maken van werken met mappen (op de gedeelde netwerkschijven) naar werken met Teams en/of SharePoint. Sessie 1 is voor alle medewerkers van een afdeling/team. Sessie 2 is voor MT, teamleiders/vertegenwoordigers van een afdeling/team.

Sessie 1: Hoe werk je, wat doe je, waar werk je aan.

• Doel: Onderbrengen in Organisatieteams, Taken, Projecten en Communities.
• Doelgroep: Alle medewerkers.

Sessie 2: Structureren van informatie uit sessie 1 en prioriteren en vormgeven.

• Doel: In kaart brengen en uitwerken van uiteindelijke Teams en kanalen.
• Doelgroep: MT, teamleiders en/of vertegenwoordigers afdeling/team.

RESULTAAT

Resultaat is een blauwdruk voor een duurzame informatiestructuur die aansluit op bestaande werkwijzen en processen en een verbeterde manier van samenwerken.

De verbeterde manier van samenwerken draagt o.a. bij aan behoud en borging van kennis; identificeren en harmoniseren van ‘best practices’; het wiel wordt niet telkens opnieuw uitgevonden; (nieuwe) medewerkers zijn in no time up to speed met taken en projecten; informatiesilo’s worden opgeheven.

In deze training maakt de medewerker kennis met de basisfunctionaliteiten van Microsoft TEAMS. Hij leert hoe hij documenten kan delen en met meerdere personen tegelijk aan/in een document kan samenwerken en hoe hij TEAMS kan inzetten als middel om email-verkeer te verminderen. Er is naast aandacht voor de functionaliteiten ook aandacht voor de nieuwe manier van samenwerken.

RESULTAAT

• Slimmer en leuker samenwerken door een eenvoudige, leuke en snelle manier van communiceren.
• Gesprekken, bestanden en notities op 1 centrale plek voor iedereen toegankelijk.
• Bewust hoe TEAMS kan helpen de mailstroom (substantieel) te verminderen.

Medewerkers die de volgende stap willen zetten en hun kennis van TEAMS willen uitbreiden kunnen aan de training TEAMS next level deelnemen. In deze training maakt de medewerker kennis met de functionaliteiten om TEAMS te maken en beheren en leert hij hoe hij een TEAM op een veilige manier toegankelijk maakt voor samenwerking met zowel interne als externe partijen.

RESULTAAT

De medewerker weet:

• Hoe hij de instellingen voor een TEAM kan aanpassen.
• Hoe hij TEAMS en kanalen creëert, organiseert en beheert.
• Welk type TEAMS en kanalen er zijn en wanneer voor welk type te kiezen.
• Hoe hij op een veilige manier toegang en autorisatie kan regelen.
• Welke apps beschikbaar zijn en hoe deze aan TEAMS toe te voegen.

TEAMS biedt 5 belangrijke functionaliteiten om projectteams te ondersteunen in hun werk. In deze training leert de medewerker hoe hij deze functionaliteiten kan inzetten en voor welk type projecten.

RESULTAAT

Na deze training heeft de medewerker geleerd hoe hij met behulp van Microsoft TEAMS en PLANNER een samenwerkruimte voor een project creëert met daarin een overzichtelijke projectstructuur die achteraf veel tijd en werk bespaart.

De samenwerkruimte is in feite een ‘levend projectdossier’ dat steeds compleet, actueel en toegankelijk is voor alle betrokkenen.

In deze training maakt de medewerker kennis met de basisfunctionaliteiten van Microsoft OneNote. Hij leert hoe hij met een digitaal notitieblok werkt, notities maakt, opslaat, indeelt en terugvindt. We gaan in op werken met tekst, maar ook met afbeeldingen, koppelingen naar websites en video’s.

RESULTAAT

Na de training zijn pen en papieren notitieblokken overbodig geworden. De medewerker weet structuur aan te brengen in zijn notities en hoe hij op elk gewenst moment en met elk gewenst apparaat toegang tot zijn notitieblokken heeft.

Outlook is voor velen een bekend middel vanwege zijn email- en agendafunctionaliteiten. Velen weten echter niet hoe Outlook ingezet kan worden om (meer) controle over mail en agenda te krijgen. Deze training is gericht op het inzetten van geavanceerde Outlook functionaliteiten en gaan we in op mail- en agenda-gedrag en gewoontes en op welke manier die onze dag beïnvloeden.

RESULTAAT

Na deze training heeft de medewerker geleerd hoe Outlook kan helpen bij het beheren en organiseren van mail en agenda en welke tips en trucs hij kan toepassen om ervoor te zorgen dat hij niet (meer) door mail en agenda geleefd wordt.

Met Microsoft Teams is het mogelijk om binnen een Teams-omgeving een online vergadering te plannen en houden. Het is ook mogelijk om een Teams vergadering te plannen en houden vanuit Outlook. In deze training leert de medewerker het verschil en wanneer en hoe hij deze kan inzetten. Daarnaast krijgt hij advies over gewoontes rondom vergaderen en leert hij hoe hij OneNote en Planner kan inzetten voor een efficiëntere administratieve afhandeling van een vergadering.

RESULTAAT

Na de training weet de medewerker welke moderne (online) vergaderfunctionaliteiten hij voor welk type vergadering kan inzetten. Hij is bekend met ‘rules of engagement’ (gedragsregels) die een vergadering doelgericht en productief maakt.

In deze training maakt de medewerker kennis met alle functionaliteiten van OneDrive en leert hij hoe hij op een veilige manier (grote) bestanden kan delen. Hij leert hoe hij toegang en autorisatie tot zijn bestanden beheert en samen aan en in documenten werkt.

RESULTAAT

Na de training weet de medewerker zijn weg te vinden in OneDrive en weet hij hoe hij veilig (grote) bestanden kan delen.

De medewerker weet wanneer hij kiest voor opslaan van documenten in OneDrive, in Teams of in SharePoint.